Всем здравствуйте.
Сколько раз мне задавали вопрос о том, как происходит выдача денег под отчёт сотрудникам организации не сосчитать. В основном, конечно, от начинающих бухгалтеров, которым ещё предстоит многому научиться. Думаю, данная статья поможет им раз и навсегда получить достойный ответ. И так, начнём.
Алгоритм выдачи
Вообще, она производится в таких случаях как:
- Осуществление покупки товарно-материальных нужд;
- Различные расходы на командировки;
- Оплата расчётов от имени организации.
Так что если вы попали под одну из этих ситуаций смело берите казённые деньги и продолжайте работать дальше.
Основным регулятором в подобных случаях является указ Банка России 2014 года под номером 3210-У. Это ваша правовая база в вопросах о выделении средств под отчёт, поэтому внимательно ознакомьтесь с ним, прежде чем совершать какие-либо действия.
Ну а раз уж от этого не уйти я советую вам придерживаться следующего алгоритма действий:
Первый шаг
Убедитесь что у сотрудника, которому необходимо перевести деньги под отчёт, нет задолженности по старым переводам. Если таковая есть, то выдавать средства нельзя.
Второй шаг
На этом этапе подчинённый обязан написать заявление о просьбе выдать средства. Как такового, стандарта или образцов заявлений на 2016 или уже наступивший 2017 год нет, поэтому его можно написать в свободной форме, главное, что бы в нём были прописаны:
- Количество финансов;
- Дата получения.
Начальник со своей стороны должен одобрить выдачу и расписаться. Без заявления ни о какой передачи средств в руки речи быть не может, если, конечно, для этого организация не завела специальную кредитную карту, что бы действовать через банк.
Третий шаг
Как только у вас появится заявление фирме необходимо оформить расходный кассовый ордер по форме КО-2 утверждённый ещё в далёком 1998 году Госкомстатом Российской Федерации.
Его оформление может заняться либо главный бухгалтер, либо обычный, да даже кассир, если в договоре по найму в его обязанности входит ведение бухгалтерского учёта.
Так же этим может заняться непосредственно начальник, если в организации совсем нет бухгалтеров и прочих ответственных за это дело людей. Затем ордер подписывается сотрудником, который его оформил.
Четвёртый шаг
После проверки ордера кассиром работник, получающий деньги обязан предоставить паспорт или иной документ, удостоверяющий его личность и наконец, получить наличные. Ордер же в свою очередь заверяются работником кассы и сотрудником, получившим деньги.
Пятый шаг
После выполнения этих пунктов, как правило, производится запись в кассовую книгу. Важно, что при этом проверяются на одинаковость данных в кассовой книге и других документах, затем документ подписывается. Вот и всё.
Авансовый отчёт
После получения средств сотрудник обязан произвести отчёт через авансовый расчёт. Его необходимо предоставить в течение трёх дней после:
- Окончания срока выдачи;
- Возврата из командировки;
- Возврата на рабочее место (например, если этот срок выпал на момент болезни или иную ситуацию).
Само собой к отсчёту должны быть подготовлены документы подтверждающие затраты такие как товарные и кассовые чеки. Он предоставляется бухгалтеру организации, а при его отсутствии руководителю.
После этого лицо, получившее его, то есть руководитель, проверяет целесообразность трат, подсчитывает расходы и правильность оформления документа и утверждает его. А вот время, в течение которого все эти действия должны быть выполнены, регламентируется только руководителем организации. После этого производится списание выделенных средств.
Правда бывают случаи, когда было использовано неверное количество денег. Сейчас мы разберёмся и в этой ситуации.
Затрат оказалось меньше
В этом случае, дабы принять оставшуюся сумму главбух оформляет и ставит подпись на приходном кассовом ордере, где отразится и возвращённая сумма.
Затрат больше
Утвердив отчёт руководителем, сотруднику необходимо выдать перерасход согласно расходному ордеру. Его реквизиты можно найти в авансовом расчёте.
Деньги не вернулись
В такой совсем уж критической ситуации, когда авансовый расчёт не утверждён, или остаток не был возвращён сотрудником, поступают обычно следующим образом:
- Во-первых, идёт списание денег с зарплаты работника. Тут важно получить его согласие на это в противном случае придётся добиваться средств через суд.
- Спустя месяц после срока возврата финансов руководитель должен издать указ о взыскании суммы, с заработной платы указав при этом сроки. Это важно, иначе без них всё кончится тем же судом.
- И, наконец, довести сотрудника до сведения.
И последнее о чём я бы хотел сказать. Общая сумма взыскания не должна превышать 20% от зарплаты. Либо удержание придётся выполнить в несколько подходов.
Заключение
Таким образом, мы разобрались в общих принципах выдачи денег, узнали и проанализировали каждый шаг выполнения алгоритма, а так же зацепили несколько необычных ситуаций. Надеюсь, статья оказалась для вас полезной и довольно информативной, так что в будущем у вас не возникнет каких-либо вопросов по этому поводу.
Всего доброго и до встречи.
